Mohammed Almoussa

الفعاليات

مقدمة:

 تعتبر الفعاليات العلمية والمسابقات الرياضية والثقافية وورشات العمل جزءًا أساسيًا من الحياة العملية في أي شركة ناجحة. تعمل هذه الفعاليات على تعزيز الروح الفريقية بين الموظفين وتحسين المهارات والمعارف اللازمة للقيام بالمهام المختلفة في الشركة بشكل أفضل.

تشمل الفعاليات العلمية عدة أمور مثل مؤتمرات العمل وورش العمل والمحاضرات والندوات العلمية. يتم عادة تنظيم هذه الفعاليات لتمكين الموظفين من تحديث معرفتهم ومهاراتهم في مجالات مختلفة وتبادل الخبرات مع الآخرين في نفس المجال.

أما بالنسبة للمسابقات الرياضية، فإنها تشجع الموظفين على النشاط البدني والترفيه والتنافس الصحي. وتشمل هذه المسابقات الألعاب الرياضية الفردية والجماعية مثل كرة القدم والجري وغيرها.

كما يمكن أيضا تنظيم مسابقات دينية وثقافية الهدف منها تعزيز الوعي الديني والثقافي بين أفراد الفريق وتعد هذه المسابقات فرصة جيدة للموظفين للتعلم والتفاعل والتواصل والتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل في إطار المبادئ الدينية والثقافية.

ونظرا لأهمية الفعاليات يتوفر بوابة رؤى في قسم الفعاليات العديد من الأمور الترفيهية والعلمية وغيرها.

دليل اسخدم المشرف:

الوصول:

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكن للمشرف الوصول إلى الفعاليات عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “الفعاليات” ثم الانتقال إلى صفحة الفعاليات تظهر أيقونة “الفعاليات”

  1. القائمة الجانبية

من خلال الضغط على “الفعاليات” في القائمة الجانبية يمكن للمشرف الإطلاع على صفحة الفعاليات والضغط على أيقونة  “الفعاليات”.

استعراض الفعاليات 

يمكن لمشرف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع الفعاليات المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( العنوان, الوصف , النوع، ما إذا كانت الفعالية  نشطة مع تاريخ بداية و نهاية النشاط ، ما إذا كانت الفعالية هامة مع تاريخ انتهاء صلاحية أهميتها، نوع الفعالية  ،الأولوية, الرابط ، صورة الخبر, المرفق).

  1. إضافة فعالية : من خلال هذه الأيقونة يمكن للمشرف فعالية جديدة (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. البحث والفلترة : يتيح محرك البحث إمكانية البحث عن فعاليات محددة من خلال كتابة جزء من العنوان والضغط على إدخال. كما يمكن فلترة النتائج بناء على اختيار حقل أو حقول محدد وإسناد قيمة له. فمثلًا يمكن اختيار حقل الأولوية واختيار واحدة من الأصناف كقيمة لكي يتم فلترة نتائج الأخبار ذات الأولوية المختارة.
  3. خيارات الفعالية

عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على 3 عناصر أساسية: 

  • عرض : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف عرض تفاصيل الخبر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • تعديل : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف تعديل تفاصيل الخبر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • أرشفة : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف من أرشفة الخبر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

إنشاء فعالية جديدة 

تتيح بوابة رؤى إمكانية إضافة فعالية جديدة للمشرف وذلك عن طريق : 

  1. أيقونة إضافة فعالية جديدة
  2. زر الإضافة 

عندما يقوم المشرف بالضغط على إحدى الخيارين يقوم النظام توجيهه إلى صفحة إدخال الفعالية والتي تحتوي على المعلومات التالية : 

  1. المعلومات العامة :
    1. العنوان : يتم اختيار عنوان الفعالية
    2. الوصف : وصف الفعالية
    3. النوع: يتم اختيار نوع الفعالية من بين الاختيارات التالية : مسابقات، ورشات عمل، فعاليات احترافية، فعاليات السعادة.
    4. نشط  : تنشيط الفعالية
    5. نشط منذ تاريخ : تاريخ بداية التنشيط 
    6. نشط حتى تاريخ : تاريخ نهاية التنشيط
    7. الأولوية : يتم تحديد نوع الأولوية ( عالية / متوسطة / متدنية )
    8. هام : هل الفعالية مهمة أم لا
    9. هام حتى :  تاريخ انتهاء صلاحية أهمية الفعالية 
    10. الرابط : في حال كان للفعالية مصدر خارجي 
    11. صورة المنشور : صورة معبرة عن الفعالية 
    12. المرفق : مرفقات ( ملفات مرفقة للفعالية )
  2. زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم حفظ الفعالية في قاعدة بيانات بوابة رؤى ويتم توجيه المشرف إلى صفحة عرض الفعالية .

ملاحظة : عند اختيار نوع الفعالية تظهر حقول إضافية وتختلف الحقول التي تظهر للمستخدم وذلك حسب نوع الفعالية المختارة.

عرض تفاصيل الفعالية 

يمكن للمشرف استعراض الفعالية من خلال : 

  1. الضغط على الفعالية 
  2. اختيار زر عرض

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع المشرف استعراض تفاصيل الفعالية 

تعديل فعالية  

يمكن للمشرف تعديل الفعالية من خلال : 

  1. زر التعديل في صفحة عرض الفعاليات

أيقونة التعديل في صفحة عرض تفاصيل الفعالية 

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع المشرف تعديل تفاصيل الفعالية وحفظ التعديل.  

المناقشات والتاريخ 

من خلال صفحة عرض تفاصيل يوجد قسم خاص بالمناقشات والتاريخ .

المناقشات : 

من خلال هذا القسم يمكن للمشرف إضافة تعلق والد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 

التاريخ : 

من خلال هذا القسم يمكن  للمشرف إستعراض كافة العمليات التي تمت على الفعالية بتحديد زمني واضح

أرشفة فعالية

يمكن للمشرف أرشفة الفعاليات من خلال الضغط على زر أرشفة  وتأكيد عملية الأرشفة 

يتم أرشفة الخبر ولن يستطيع المشرف الإطلاع عليه بعد ذلك.

دليل استخدام الموظف

الوصول 

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “الفعاليات” ثم الانتقال إلى صفحة الفعاليات تظهر أيقونة “الفعاليات”

  1. القائمة الجانبية

من خلال الضغط على “الفعاليات” في القائمة الجانبية يمكن للمشرف الإطلاع على صفحة الفعاليات والضغط على أيقونة  “الفعاليات”.

استعراض الفعاليات 

يمكن لمشرف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع الفعاليات المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( العنوان, الوصف , النوع، ما إذا كانت الفعالية  نشطة مع تاريخ بداية و نهاية النشاط ، ما إذا كانت الفعالية هامة مع تاريخ انتهاء صلاحية أهميتها، نوع الفعالية  ،الأولوية, الرابط ، صورة الخبر, المرفق).

من خلال الضغط على الحدث يمكن استعراض تفاصيل الفعالية 

المناقشات 

من خلال هذا القسم يمكن للموظف إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 

المحاضر

مقدمة: 

يتم إنشاء المحضر في نهاية اجتماع المشروع لتوثيق المناقشات والتوصيات التي تمت في الاجتماع. يتم استخدام المحضر كوثيقة رسمية لتأكيد الالتزامات والقرارات التي تم اتخاذها، وتحديد المهام المحددة والمسؤوليات المتفق عليها.

يمكن أن يحتوي المحضر على العديد من الأحداث المختلفة، مثل الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل والتدريبات والاستعراضات الدورية للمشروع. قد يتضمن المحضر أيضًا مجموعة من النقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماع، مثل الأسئلة المطروحة والاستفسارات والتحديات التي تم التعامل معها.

علاوة على ذلك، يمكن أن يشمل المحضر قائمة بالحضور والمشاركين في الاجتماع، بما في ذلك المدعوين الخارجيين أو الداخليين. وتقدم المحضر أيضًا مجموعة من النتائج والتوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، بما في ذلك المهام المحددة والمسؤوليات المتفق عليها والجدول الزمني المحدد لتنفيذها.

باختصار، يعد المحضر جزءًا أساسيًا من إدارة المشاريع، حيث يساعد في تحديد المهام المحددة والمسؤوليات المتفق عليها، وتوثيق الالتزامات والقرارات التي تم اتخاذها، وضمان أن يكون جميع أعضاء الفريق على دراية بالتحديات والأهداف المشتركة للمشروع.

ونظرا لأهمية الفعاليات يتوفر بوابة رؤى في إدارة المشاريع في قسم المحاضر لعديد من الأمور التنظيمية وغيرها.

دليل استخدام المشرف:

الوصول:

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكن للمشرف الوصول إلى المحاضر  عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “إدارة المشاريع” ثم الانتقال إلى صفحة إدارة المشاريع تظهر أيقونة “المحاضر”

  1.    القائمة الجانبية

من خلال الضغط على “إدارة المشاريع” في القائمة الجانبية يمكن للمشرف الإطلاع على صفحة إدارة المشاريع والضغط على أيقونة  “المحاضر”.

استعراض المحاضر 

يمكن لمشرف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع المحاضر  المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( المشروع , التاريخ, الوقت، الحضور الداخليين ،الحضور الخارجي، نقاط النقاش ،الأفعال الواجب القيام بها , المرفقات ).

  1. إضافة محضر : من خلال هذه الأيقونة يمكن للمشرف محضر جديد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. البحث والفلترة : يتيح محرك البحث إمكانية البحث عن محاضر  محددة من خلال كتابة جزء من العنوان والضغط على إدخال. كما يمكن فلترة النتائج بناء على اختيار حقل أو حقول محدد وإسناد قيمة له. فمثلًا يمكن اختيار حقل الأولوية واختيار واحدة من الأصناف كقيمة لكي يتم فلترة نتائج الأخبار ذات الأولوية المختارة.
  3. خيارات المحضر

عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على 3 عناصر أساسية: 

  • عرض : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف عرض تفاصيل المحضر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • تعديل : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف تعديل تفاصيل المحضر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • أرشفة : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف من أرشفة المحضر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

إنشاء محضر جديد

تتيح بوابة رؤى إمكانية إضافة محضر جديد للمشرف وذلك عن طريق : 

  1. أيقونة إضافة فعالية جديدة
  2. زر الإضافة 

عندما يقوم المشرف بالضغط على إحدى الخيارين يقوم النظام توجيهه إلى صفحة إدخال المحضر والتي تحتوي على المعلومات التالية : 

  1. المعلومات العامة :
    1. المشروع : يتم اختيار المشروع المطلوب
    2. التاريخ: يتم تحديد تاريخ المحضر 
    3. الوقت: يتم تحديد وقت المحضر 
    4. الحضور الداخليين  : يتم تحديد من هم الأشخاص الموجودين ضمن المشروع في المحضر 
    5. الحضور الخارجيين :  يتم تحديد من هم الأشخاص الموجودين من خارج المشروع  في المحضر 
    6. تفاصيل نقطة النقاش : يتم إدخال نقطة النقاش ووصف عن هذه النقطة والتغذية الراجعة من هذا النقاش .
    7. الأفعال (الواجب القيام بها ): يتم تحديد الحالة هل هي (قيد الانتظار او على وشك الإنتهاء او تم رفضها او تم الإنتهاء منها ).
    8. النقطة : تحديد النقطة التي تتم الأفعال عليها 
    9. المسؤول عن التنفيذ : يتم تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ هذه الأفعال . 
    10. المرفق : مرفقات ( ملفات مرفقة للفعالية )
  2. زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم حفظ المحضر في قاعدة بيانات بوابة رؤى ويتم توجيه المشرف إلى صفحة عرض المحضر .

عرض تفاصيل المحضر

يمكن للمشرف استعراض الفعالية من خلال : 

  1. الضغط على المحضر 
  2. اختيار زر عرض

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع المشرف استعراض تفاصيل المحضر 

تعديل محضر 

يمكن للمشرف تعديل المحضر من خلال : 

  1. زر التعديل في صفحة عرض المحضر 
  1. أيقونة التعديل في صفحة عرض تفاصيل المحضر 

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع المشرف تعديل تفاصيل المحضر وحفظ التعديل.  

المناقشات والتاريخ 

من خلال صفحة عرض تفاصيل يوجد قسم خاص بالمناقشات والتاريخ .

المناقشات : 

من خلال هذا القسم يمكن للمشرف إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 

التاريخ : 

من خلال هذا القسم يمكن  للمشرف إستعراض كافة العمليات التي تمت على المحضر بتحديد زمني واضح.

أرشفة محضر 

يمكن للمشرف أرشفة المحاضر من خلال الضغط على زر أرشفة  وتأكيد عملية الأرشفة 

يتم أرشفة المحضر ولن يستطيع المشرف الإطلاع عليه بعد ذلك.

دليل استخدام الموظف

الوصول 

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “إدارة المشاريع” ثم الانتقال إلى صفحة إدارة المشاريع تظهر أيقونة “المحاضر “

استعراض المحاضر 

يمكن لموظف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع المحاضر  المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( المشروع , التاريخ, الوقت، الحضور الداخليين ،الحضور الخارجي، نقاط النقاش ،الأفعال الواجب القيام بها , المرفقات ).

من خلال الضغط على المحضر يمكن استعراض تفاصيل المحضر 

المناقشات 

من خلال هذا القسم يمكن للموظف إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة.